Controle de Revisões no Word

Se você já se viu como eu, perdido e sem saber o que fazer quando precisa de aprovação em um documento, há mais uma das grandes ferramentas pouco exploradas pelo M$ Word que vamos lhe apresentar. Antes disso, é óbvio que tem uma historinha que antecede a explicação. Se não tivesse, não seria o Datilógrafos.

A muito tempo atrás, numa terra dist… errr, história errada. Na verdade, eu tinha um documento importante pra lançar na mídia no tempo em que trabalhava fazendo campeonatos de jogos de computador. Era um release falando sobre como seria a estrutura do torneio. No entanto, como todo bom release feito por um estagiário orelha seca – sim, querida estagiária Samila, este seu parceiro de trabalho já foi estagiário -, deveria ser aprovado pelos superiores.

Agora imagine você mesmo no meu lugar: Envia e-mail pra cá, recebe de volta e tenta adivinhar o que foi modificado.  Envia e-mail novamente e recebe as novas modificações. Novamente, você olha e não entende muito bem o que o chefe quis dizer. Até ele chegar na sua mesa, olhar no fundo dos seus olhos e lhe chamar de INCOMPETENTE! Tá bom, isso não aconteceu comigo… no segundo e-mail o release já estava pronto, mas bem que poderia ter acontecido.

Pensando nesse tipo de situação – e em várias outras, é claro -, a Microsft resolveu quebrar mais uma patente criar um sistema de  recusa e permissão de alteração em documentos. Claro que eu não conseguiria nada disso sozinho. Já naquele tempo, em que eu trabalhava de verdade, o defensor dos burros e mal-informados: OOOOOOOO TÉCNICO!

É bem simples de usar. Vamos ao painel do Word2010:

Clique ali, em Revisão. Aposto que você nunca tinha reparado nessa guia, né?

Você vai clicar lá em cima, na aba Revisão. Ela abre um novo mundo cheio de possibilidades para qualquer usuário. Vamos explorar cada guia separadamente para não perder nenhum detalhe.

Comentários

Ao clicar no botão Novo Comentário, abre-se uma borda do lado direito. Uma linha vermelha segue de onde o cursor está posicionado até esta nova borda. Lá, há um campo para que você digite um comentário qualquer. Portanto, ao invés de apagar alguma parte do texto, você pode simplesmente comentar. Se voltarmos ao meu emprego antigo, veríamos que bastava o meu superior escrever um comentário sobre o que exatamente ele queria e pronto, já teríamos meio caminho andado.

Os outros botões dessa guia são auto-explicativos: um exclui o comentário e os outros dois servem para ir para o próximo comentário ou o anterior.

Controle

Aqui encontramos as opções para fazer o bê-a-bá do controle de alterações. Primeiro de tudo, temos um botão Controlar Alterações. Ao clicar nele, ativa-se o controle. Neste momento, quaisquer coisas modificados no documento serão “marcadas”.

Ao escrever alguma coisa nova, por exemplo, o texto será marcado de vermelho e sublinhado. Impossível não entender que aquele documento foi modificado. Se você tentar apagar uma parte do que já havia sido escrita, ela ficará com um traço no meio e colorida de vermelho e não será apagada. Também fica fácil de entender que aquele texto foi apagado.

Ali ao lado, existe uma caixa com o nome: Final: Mostrar Marcação. Aqui, o Word lhe dá a opção para visualizar ou ocultar a besteirada modificação feita. As opções são:

Final: Mostrar marcação – Mostra o arquivo modificado e com marcações.
Final – Mostra o arquivo modificado sem marcações.
Original: Mostrar marcação – Mostra o arquivo original e com marcações.
Original – Mostra o arquivo original sem marcações.

Portanto, mais uma facilidade para entender o que foi modificado ou não no documento.

Logo abaixo, você tem opções para esconder determinados tipos de marcação. Portanto, se você quiser ocultar o que foi apagado, apenas desmarque Inserções e Exclusões.

O último botão é o Painel de Revisões. Nele você visualiza todas as modificações feitas de uma maneira mais organizada.

Pra quem gosta de personalização, abaixo do botão Controlar Alterações ficam as opções de Nome do Autor e diversas variáveis que você pode trocar. Por exemplo, a cor das marcações. Vale a pena fuçar.

Alterações

Aqui temos apenas dois botões. Aceitar e Rejeitar. Preciso mesmo explicar o que fazem? Ok, ok. Se você clicar em Aceitar, o Word desfaz a marcação e produz o efeito que a marcação deveria ter feito: apaga o que deveria ser apagado e insere o que deveria ser inserido. No caso de Rejeitar a alteração, ele produz o efeito contrário.

Comparar

Você tem utilizado as marcações, inserções e exclusões, mas ainda assim encontra dificuldade em entender o que o novo texto tem de diferente com o texto antigo. Compare duas versões aqui. Ou combine vários documentos de vários autores.

Proteger

Se você quer enviar um documento para ser revisado mas não quer que alguém modifique uma parte ou o todo, você tem opções aqui para bloquear autores ou limitar suas ações. As opções vão de restrição apenas de formatação à restrição de edição.

Sim, eu sei que foi demorado. Mas não doeu, né? Agora você já tem controle sobre seus documentos. O problema agora é ensinar os outros como se usa isso…

Autor: Philip Melo